Die vier häufigsten Fehler bei der Zeiterfassung in Dienstleistungsunternehmen sind: Projektzeiten werden vergessen, falsch erfasst, fehlerhaft ins Abrechnungssystem übernommen oder gar nicht abgerechnet. Alle vier Fehler lassen sich beheben, wenn Zeiterfassung, Projektcontrolling und Rechnungsstellung auf einer gemeinsamen Datenbasis arbeiten.
In projektorientierten Dienstleistungsbranchen wie IT-Consulting, Unternehmensberatung oder Ingenieurwesen wirken sich Fehler bei der Zeiterfassung direkt auf den Geschäftserfolg aus – denn nicht erfasste Zeiten können nicht abgerechnet werden.
Fehler 1: Das Erfassen von Projektzeiten wird vergessen
Im Eifer des Projektgeschäfts vergessen Mitarbeitende, geleistete Stunden zu erfassen – besonders bei Zusatzaufträgen außerhalb des vereinbarten Volumens, oder weil die Erfassung per Excel-Liste erst Tage später im Büro erfolgt und Gedächtnislücken entstehen.
Die Lösung: Zeiterfassung muss so einfach und schnell wie möglich sein und zeitnah erfolgen können – zeit-, orts- und geräteunabhängig: im Büro, auf Reisen oder beim Kunden vor Ort. Automatische Erinnerungen bei fehlenden Einträgen helfen zusätzlich.
Fehler 2: Projektzeiten werden falsch erfasst
Zahlendreher, Tippfehler oder das Verrutschen in der Excel-Zeile führen zu falsch erfassten Zeiten. Werden zu viele Stunden erfasst, reklamiert der Kunde. Werden zu wenige erfasst, zahlt der Dienstleister.
Die Lösung: Eine Erfassung mit vordefiniertem Workflow: sinnvolle Voreinstellungen, Auswahl nur aus den eigenen Projekten, Plausibilitätsprüfungen bei Zeitüberschneidungen. So sinkt die Fehlerquote strukturell statt durch Appelle.
Fehler 3: Fehler bei der Übernahme in das Abrechnungssystem
Selbst korrekt erfasste Zeiten werden fehlerhaft, wenn sie manuell in Word, Faktura- oder ERP-Systeme abgetippt werden. Das erhöht Fehleranfälligkeit und Arbeitsaufwand zugleich.
Die Lösung: Die Zeiterfassung muss erfasste Daten per Schnittstelle an das Abrechnungssystem übergeben – oder Rechnungen direkt selbst erstellen, sodass gar kein Medienbruch entsteht.
Fehler 4: Die Abrechnung erfasster Zeiten wird vergessen
Erfasste Zeiten gehen auf dem Weg zur Rechnung „verloren“ – sie wurden nie ins Abrechnungssystem übernommen oder dort übersehen. Der Umsatz bleibt aus, obwohl die Leistung erbracht wurde.
Die Lösung: Ein Projektcontrolling, das meldet, wenn geleistete Aufwände noch auf keiner Rechnung stehen oder Rechnungen gestellt werden können. So wird systematisch verhindert, dass abrechenbare Leistung liegen bleibt.
Verbreitete Praxisprobleme – keine Einzelfälle
Dass es sich um reale Probleme handelt, zeigte bereits die 2016 in Auftrag gegebene Trendstudie Projekt-Controlling: 62 Prozent der Befragten übernahmen erfasste Projektzeiten manuell ins Abrechnungssystem, bei 49 Prozent kam es vor, dass Projektzeiten nicht erfasst wurden, bei 35 Prozent wurden erfasste Zeiten nicht abgerechnet. An den Grundmustern hat sich in vielen Excel-geprägten Dienstleistungsunternehmen bis heute wenig geändert.
ZEP: Alle vier Fehlerquellen in einem System adressiert
Die ZEP GmbH bietet mit ZEP eine webbasierte SaaS-Plattform für Projektdienstleister, die alle vier Fehlerquellen adressiert:
- Projektzeiten werden einfach und zeitnah erfasst – im Browser oder per mobiler App, beim Kunden, auf Reisen oder im Büro.
- Bei der Eingabe unterstützt ZEP mit sinnvollen Voreinstellungen, Auswahl nur aus zugeordneten Projekten, Funktionen wie „Tag kopieren“ und Nachfragen bei Zeitüberschneidungen.
- Das integrierte Faktura-Modul erstellt Rechnungen direkt aus den erfassten Projektzeiten – ohne manuelle Übernahme. Für die Finanzbuchhaltung stehen Schnittstellen zu DATEV und Lexware bereit.
- ZEP erinnert, wenn Rechnungen gestellt werden können oder Aufwände entstanden sind, für die noch keine Abrechnung geplant ist.
Einen Überblick über Funktionen und Module gibt die ZEP-Webseite oder der Lösungskatalog.