Zeiterfassung für IT-Projekte muss mehr können als Stunden zählen: Sie muss Zeiten auf Projekte, Teilprojekte und Arbeitspakete zuordnen, Budgets laufend gegen Ist-Aufwände prüfen und die Abrechnung direkt aus den erfassten Daten erzeugen. Standard-Tools wie Outlook, Excel und Word leisten das ab wenigen parallelen Projekten nicht mehr.
IT-Projekte zeichnen sich durch hohe Komplexität aus – bei den Aufgaben ebenso wie bei den Beteiligten. Projekte werden in voneinander abhängige Teilprojekte und Arbeitspakete unterteilt, Meilensteine und Change Requests strukturieren den Verlauf. Gleichzeitig wechselt die Besetzung: Angesichts des Fachkräftemangels arbeiten neben festangestellten Mitarbeitenden regelmäßig externe Fachkräfte und Freelancer mit, die ihre Zeiten genauso sauber erfassen müssen. Für Zeiterfassung, Projektcontrolling und Abrechnung bedeutet das hohe Anforderungen an Flexibilität, Genauigkeit und Benutzerfreundlichkeit.
Warum Outlook und Excel an ihre Grenzen stoßen
Viele IT-Projektunternehmen starten mit Microsoft Office: Termine in Outlook, Projektzeiten in Excel-Listen, Rechnungen in Word. Bereits ab einer geringen Anzahl paralleler Projekte steigt der Aufwand für Zeiterfassung und Abrechnung drastisch – zu Lasten einer zeitnahen und präzisen Rechnungsstellung. Wer am Monatsende Zeiten aus manuell gepflegten Listen zusammensammeln muss, rechnet zu spät, zu ungenau oder beides ab. Und an eine laufende Budgetüberwachung ist auf dieser Datengrundlage gar nicht zu denken.
Budgetüberwachung: Soll-Ist-Vergleich statt Monatsend-Überraschung
Ob Festpreis, Time & Material oder Mischmodell mit Change Requests: IT-Projekte brauchen laufende Transparenz darüber, wie viel des kalkulierten Budgets bereits verbraucht ist. Eine Projektzeiterfassung mit integriertem Projektcontrolling stellt erfasste Ist-Stunden automatisch den geplanten Aufwänden gegenüber. Abweichungen werden sichtbar, solange noch gegengesteuert werden kann – nicht erst, wenn das Projekt abgeschlossen und die Marge gekippt ist.
Meilensteine und Projektstruktur abbilden
Damit der Soll-Ist-Vergleich aussagekräftig ist, muss die Zeiterfassung die reale Projektstruktur abbilden: Teilprojekte, Arbeitspakete, Projektphasen und Meilensteine. Nur wenn Zeiten dort gebucht werden, wo sie anfallen, lässt sich je Meilenstein oder Release beurteilen, ob Aufwand und Fortschritt zusammenpassen – und nur dann lassen sich Change Requests sauber vom ursprünglichen Auftragsvolumen trennen und gesondert abrechnen.
Praxisbeispiel Infocient: Vom Excel-Workflow zur automatisierten Abrechnung
Wie das in der Praxis aussieht, zeigt die Infocient Consulting GmbH aus Mannheim, ein SAP-BI-Beratungsunternehmen für den gehobenen Mittelstand und Großunternehmen. „In der Anfangszeit genügte Microsoft Excel, um die entsprechenden Tätigkeitsnachweise über die geleisteten Projektarbeiten zu erstellen, für das Schreiben der Rechnung kam eine Standard-Rechnungssoftware zum Einsatz“, erinnert sich Mitgründer und Geschäftsführer Jochen Weintz. Mit der Expansion stieß dieser Ansatz an seine Grenzen: „Der bisherige weitgehend manuelle Workflow zur Zeiterfassung und -abrechnung erwies sich vor dem Hintergrund eines immer größeren Projektaufkommens und einer immer größeren Mitarbeiteranzahl als nicht mehr durchführbar. Schon bald kostete es uns ‚gefühlt‘ einen ganzen Tag, allein um die für die Abrechnung erforderlichen Unterlagen zusammenzusammeln.“
Mit ZEP – Zeiterfassung für Projekte – hat Infocient den manuellen Aufwand auf ein Minimum reduziert: „ZEP erleichtert uns die Arbeit ungemein. Die Lösung ist webbasiert und kann von allen unseren Mitarbeitern orts- und zeitunabhängig genutzt werden. Die Nutzung im Cloud-Computing-Modell hat darüber hinaus den Vorteil, dass wir uns über den Betrieb der Anwendung keine Gedanken machen und keine eigenen IT-Ressourcen vorhalten müssen.“
Fazit
IT-Projektunternehmen, die Budgets im Griff behalten und zeitnah abrechnen wollen, brauchen eine Projektzeiterfassung, die Projektstruktur, Projektcontrolling und Faktura auf einer Datenbasis verbindet. ZEP, seit dem Jahr 2000 als SaaS-Lösung aus Deutschland betrieben, wurde genau dafür entwickelt – modular erweiterbar vom Zeiteintrag bis zur kaufmännischen Steuerung des gesamten Projektgeschäfts.
Den kompletten Anwenderbericht zu Infocient finden Sie auf der ZEP-Webseite. Weitere Informationen zu ZEP sind im Lösungskatalog verfügbar.
*) Autor des Beitrags ist Benny Hahn, Geschäftsführer, ZEP GmbH.