Seit Jahresbeginn belebt die E-Rechnung die Zusammenarbeit zwischen Kanzleien und Mandanten. Viele Steuerberater reagieren darauf mit einzelnen Lösungen: Sie erfüllen die gesetzlichen Vorgaben, halten aber an getrennten Prozessen fest. So verpufft das eigentliche Potenzial der Digitalisierung. Wer neue Schnittstellen statt Effizienz schafft, kämpft weiterhin mit Medienbrüchen, doppelter Datenerfassung und manuellen Nacharbeiten. Denken Berater stattdessen Rechnungswesen und Personalwesen gemeinsam, verknüpfen sie zentrale Prozesse logisch und heben die Zusammenarbeit auf ein neues Niveau.
Technik, die Prozesse trägt – ASP und Cloud machen Kanzleien beweglich
Digitale Prozesse funktionieren nur mit der passenden Technik. Kanzleien benötigen eine stabile Infrastruktur. Viele setzen auf sogenannte ASP-Lösungen: Die Kanzleisoftware läuft im Rechenzentrum des Anbieters. Dieser kümmert sich um Wartung, Updates und Datensicherung. Steuerberater arbeiten so unabhängig von Ort und Gerät. Zudem sparen sie sich Aufwand sowie Kosten für einen eigenen Server.
Cloud-Lösungen eröffnen noch mehr Freiraum. Kanzlei und Mandanten greifen über ein zentrales Portal gemeinsam auf Anwendungen und Dokumente zu. Sie tauschen Daten nahtlos aus und arbeiten nahezu in Echtzeit zusammen. Digitale Abläufe greifen jetzt klar ineinander statt nebeneinander.
Digitales Rechnungswesen: Belege, Buchung, Auswertung – alles fließt zusammen
Digitalisiert die Kanzlei die Prozesse im Rechnungswesen, laufen alle Arbeitsschritte automatisch zusammen. Mandanten erfassen Belege per App – schnell, papierlos und ortsunabhängig. Die Unterlagen erscheinen direkt im richtigen Mandat. Das System generiert automatisch Buchungsvorschläge. Der Steuerberater prüft diese, übernimmt sie in die Finanzbuchführung und verbucht sie. Dank Künstlicher Intelligenz läuft dieser Prozess heute fast automatisch.
Auch Zahlungen funktionieren effizient: Die Software erstellt aus Belegdaten ein Überweisungsformular. Mandanten prüfen die Angaben und geben die Zahlung per PIN/TAN-Verfahren frei. Ein separater Login ins Online-Banking entfällt.
Das Kassenbuch führen Mandanten ebenfalls digital im Portal. Statt handschriftlicher Aufzeichnungen oder Excel-Listen nutzen Mandanten die Anwendung in der Cloud. Das System prüft Reihenfolge und Bestand automatisch. Mandanten erfassen die Daten korrekt und GoBD-konform. Der Steuerberater übernimmt sie direkt in die Buchführung.
Auswertungen wie BWA, Jahresabschluss oder Steuererklärung stellt die Kanzlei digital im Portal bereit. Mandanten greifen jederzeit darauf zu und geben die Dokumente mit einem Klick frei.
Lohnprozesse automatisieren – Zusammenarbeit vereinfachen
Auch das Personalwesen profitiert von automatisierten und digitalen Abläufen. Mandanten erfassen Arbeitszeiten, Urlaubsanträge und Stammdaten direkt im Portal. Die Schnittstelle überträgt alle Daten automatisch ins Lohnsystem – bereit zur Abrechnung.
Meldungen an Krankenkassen, ELSTER, Agentur für Arbeit oder SOKA-BAU übermittelt der Berater direkt per Software – korrekt und fristgerecht. Lohnabrechnungen, Nachweise und Bescheinigungen stehen Mandanten und deren Mitarbeitern jederzeit digital bereit.
Zusammenspiel nutzen und Kanzleierfolg steigern
Rechnungswesen und Personalwesen bauen auf denselben Daten auf, laufen bei Beratern aber oft isoliert. Digitalisieren und verknüpfen Kanzleien beides, schaffen sie durchgängige Prozesse. Zum Beispiel: Der Mandant tätigt eine PKW-Anschaffung und reicht die Rechnung digital ein. Der Berater übernimmt die Daten direkt in die Buchführung und Personalabrechnung – steuerlich relevante Informationen wie Abschreibung und geldwerter Vorteil fließen automatisch in beide Bereiche ein. Dadurch sparen sich Kanzleien doppelte Erfassungen.
Steuerberater pflegen Stammdaten an einem zentralen Ort. Sie stehen überall aktuell zur Verfügung, doppelte Eingaben oder Änderungen entfallen.
Ein gemeinsames Portal löst Insellösungen ab: Steuerberater steuern alle Prozesse – vom Beleg bis zur Gehaltsabrechnung – zentral. Mandanten arbeiten in einer einheitlichen Umgebung. Kanzleien reduzieren Rückfragen, sparen Zeit und steigern die Qualität ihrer Ergebnisse.
Digitalisierung ganzheitlich denken – Zeit für Beratung gewinnen
Die E-Rechnung war der Startschuss, aber der eigentliche Hebel liegt in den dahinterliegenden Prozessen. Digitalisieren Kanzleien das Rechnungswesen und Personalwesen ganzheitlich, reduzieren sie manuelle Aufwände und minimieren Fehlerquellen. Sie entlasten ihr Team und gewinnen Zeit für das, was Mandanten heute erwarten: persönliche Beratung und strategische Begleitung. Setzen Steuerkanzleien auf konsequente Digitalisierung, sichern sie sich einen klaren Vorsprung – bei Vertrauen, Zukunftsfähigkeit und Relevanz am Markt.
*) Autor: Josef Hofstetter, Leiter Vertrieb Neukunden bei Agenda Informationssysteme GmbH & Co. KG
Weitere Informationen zu Agenda Informationssysteme stehen im Lösungskatalog zur Verfügung.