Abrechnungsfehler bei Kundenprojekten haben fast immer eine von drei Ursachen: Projektzeiten werden manuell erfasst, fehlerhaft erfasst oder fehlerhaft in die Rechnung übernommen. Wer Zeiterfassung, Projektcontrolling und Faktura auf eine gemeinsame Datenbasis stellt, schaltet alle drei Fehlerquellen aus.
Unternehmen in projektorientierten Branchen wie IT-Consulting, Unternehmensberatung oder Ingenieurwesen stehen bei der Zeiterfassung vor einer besonderen Herausforderung: Es geht nicht nur darum, wer wann gearbeitet hat, sondern auch für wen. Die geleisteten Projektzeiten müssen den richtigen Projekten zugeordnet werden, damit sie am Projekt- oder Monatsende dem passenden Auftraggeber in Rechnung gestellt werden können. In der Praxis treten dabei immer wieder drei Fehler auf.
Fehler 1: Manuelles Erfassen
In vielen projektorientierten Mittelständlern erfolgt die Zeiterfassung noch manuell: Jeder Projektbeteiligte – intern wie extern – trägt seine Zeiten in eine Excel-Liste oder ein selbstgebautes Tool ein. Eine unbeliebte Pflichtaufgabe, die gerne aufgeschoben wird – vor allem, wenn Beraterinnen und Berater direkt beim Kunden arbeiten und die Kundenzufriedenheit an erster Stelle steht. Ist der Projektbeteiligte krank oder im Urlaub, bleibt der „Stundenzettel“ liegen, denn niemand sonst weiß, was wann für wen gearbeitet wurde.
Das Problem endet nicht bei der Zeiterfassung: Wer Excel als Zeiterfassungs-„Tool“ nutzt, baut darauf meist auch sein Projektcontrolling auf – und erstellt Angebote und Rechnungen in Word. Ein durchgehend manueller Prozess, der nicht skaliert.
Fehler 2: Fehlerhaftes Erfassen
Aus dem improvisierten Office-Einsatz folgt zwangsläufig der zweite Fehler: Ungenauigkeit. „Wann habe ich was für welches Projekt gearbeitet?“ ist kaum noch zu beantworten, wenn seit den Arbeiten Tage oder Wochen vergangen sind. Mit wachsendem Projektvolumen passiert es immer häufiger, dass Zeiten gar nicht erfasst, dem falschen Projekt zugeordnet oder erst nach Projektabschluss bemerkt werden.
Fehler 3: Fehlerhaftes Abrechnen
Was nicht dokumentiert wurde, kann nicht abgerechnet werden. Und selbst korrekt erfasste Zeiten können bei der manuellen Übernahme in die Rechnungserstellung verloren gehen oder verfälscht werden. Elmar Weber, CFO des Softwareunternehmens Extedo, berichtet über die ursprünglich eingesetzte Kombination aus Excel und Word: „Gerade das Aggregieren der zahlreichen Unterlagen am Monatsende, um daraus die Rechnungen erstellen zu können, erwies sich als sehr zeitaufwendig und fehleranfällig.“
Zeit ist Geld – wörtlich
Werden Projektzeiten nicht erfasst, können sie nicht abgerechnet werden – das wirkt sich direkt auf das Geschäftsergebnis aus. Kommen Zeiten zu spät ins System, sind vertragliche Fristen für die Rechnungsstellung womöglich schon abgelaufen: Die Leistung ist erbracht, die Kosten sind entstanden, der Umsatz bleibt aus. Und falsch abgerechnete Zeiten belasten das Verhältnis zum Auftraggeber, wenn dieser die Fehler bei der Rechnungsprüfung reklamiert. Projektdienstleister sollten deshalb den kompletten Lebenszyklus eines Projekts – von der Angebotserstellung über Projektzeiterfassung und Projektcontrolling bis zur Abrechnung – in einen nahtlosen, möglichst automatisierten Prozess überführen.
ZEP: Eine Datenbasis von der Zeiterfassung bis zur Rechnung
Die ZEP GmbH hat diese Fehlerquellen von Beginn an adressiert: ZEP ist die modulare SaaS-Plattform für Projektdienstleister und verbindet Projektzeiterfassung, Projektmanagement, Projektcontrolling, Reisekostenabrechnung und Faktura in einem System. Eine reine „Stechuhr“, die nur Anfang und Ende der Arbeit erfasst, reicht in Projektunternehmen nicht aus – es muss auch dokumentiert werden, für welches Projekt gearbeitet wurde.
Angebote, Projektcontrolling und Rechnungen greifen in ZEP direkt auf die erfassten Zeitdaten zu – Übertragungsfehler zwischen Systemen sind damit ausgeschlossen. Erfasst wird über den Browser oder die mobile App: beim Kunden vor Ort, auf Reisen, zu Hause oder im Büro. Über die drei Produktlinien ZEP Clock, ZEP Compact und ZEP Professional wächst die Plattform mit – vom einzelnen Zeiteintrag bis zur kaufmännischen Steuerung des gesamten Projektgeschäfts.
Die gute Nachricht zum Schluss: Die Investition in eine professionelle Projektzeiterfassung amortisiert sich rasch, weil kostspielige Fehler – allen voran nicht abgerechneter Umsatz – vermieden werden.
Weitere Informationen zu ZEP sind im Lösungskatalog verfügbar.
*) Autor: Benny Hahn, Geschäftsführer, provantis IT Solutions GmbH